Präzise Kommunikation ohne Missverständnisse

Klar kommunizieren. Richtig verstanden werden. Missverständnisse vermeiden

Effektive Zusammenarbeit durch präzise und adressatengerechte Kommunikation

Missverständnisse und Unmut vermeiden durch klare, präzise, bedarfsgerechte Information

Menschen kommunizieren oft nicht nur wenig wertschätzend; manchmal ist die Ursache für weniger erfolgreiche Kommunikation und für Unmut ein anderer: Menschen kommunizieren nämlich oft auch unvollständig, unpräzise oder am konkreten Informationsbedarf des Gegenübers vorbei.

Genau hierum soll es in der Schulung gehen...

... die das Thema Team-Kommunikation um einen ganz wesentlichen Kompetenzbereich ergänzt: Konkret geht es um die verständliche adressatengerechte Vermittlung von Informationen zur Vermeidung von Missverständnissen. Um die Vermeidung von Interpretationsspielraum und Stress. Es geht darum, sich möglicher Missverständnisse in der Kommunikation bewusst zu werden, klar und unmissverständlich zu kommunizieren, richtig verstanden zu werden und effizienter zusammenzuarbeiten.

Denn: 
-  Verstanden ist nicht gleich gesagt.

-  Jede Abteilung hat andere Informationsbedürfnisse.

-  Klarheit in der Kommunikation vermeidet Missverständnisse, Reibungsverluste und unnötige Schleifen

-  Präzision spart Zeit, Geld und Nerven.

-  Unmissverständliche Kommunikation bedeutet  Informationsqualität in der Zusammenarbeit und weniger Stress
-  Klarheit ermöglicht effektive und effiziente Zusammenarbeit  

Modul 1 

Warum Missverständnisse entstehen - und wie Fehlinterpretationen und Missverständnisse entstehen 

-  Sender-Empfänger-Prinzip

-  Wahrnehmungsfilter

-  Interpretationen

-  Annahmen und blinde Flecken

AHA-Effekt: Die meisten Menschen glauben, sie kommunizieren klar. Tatsächlich kommunizieren sie aus ihrer eigenen Perspektive. Die Teilnehmer sollen erfahren: Alle haben dieselbe Information erhalten – aber etwas anderes verstanden.

Modul 2a 
Allgemeine Grund-Standards

-  Zuständigkeiten, Verantwortungen und Wahrnehmungs-Prioritäten kennen / klären / abstimmen

-  Informations-Bring-Pflicht oder Informations-Einhol-Pflicht klären

-  Informations-Formate, Mittel und Wege klären 

-  Richtig fragen & klare Antworten auf Fragen

-  "Erst denken dann reden und schreiben",  "Erst gegenlesen, auf Struktur, Präzision, Richtigkeit, Vollständigkeit" und
    mögliche Wahrnehmung bzw. Fehlwahrnehmung prüfen und dann erst absenden" zum Standard machen

-  Offen über Bedürfnisse und Erwartungen anderer sprechen und diese erfragen

Modul 2b
Pragmatische Kommunikation statt Kommunikationsbürokratie

Manche Probleme entstehen nicht durch schlechte Kommunikation,
sondern durch das falsche Kommunikationsmedium.

Diskussion: Wann ist sinnvoll: E-Mail? Teams? Telefon? Persönliches Gespräch?

Leitsatz: Nicht jedes Problem braucht eine E-Mail.
Manchmal spart ein zweiminütiges Gespräch zwanzig Minuten Schriftverkehr.

Auch hier dürften viele Teilnehmer sich wiedererkennen.

Modul 3

Was gute Kommunikation wirklich ausmacht

Die Mindestanforderungen guter Kommunikation

-  Genauigkeit, Struktur und Transparenz

-  Informationen / Inhalte strukturiert und präzise vermitteln und erfragen

-  Wer? Was? Wann? Wo? Warum? Wer macht was? Wie ist die logische Abfolge? Was hat Priorität?
-  Wie viele Informationen kann der Mensch pro Sachverhalt verarbeiten?
-  Wie viele Sätze? Wie gegliedert?
-  Relevante Informationen von Unwesentlichen unterscheiden und auf das Wesentliche kommen  

Die Teilnehmer lernen: Unpräzise Kommunikation erzeugt automatisch Interpretationsspielräume.

Praxisbeispiel-Aussage: "Die Unterlagen fehlen noch."

Fragen: Welche Unterlagen? Für wen? Bis wann? Warum werden sie benötigt?
Was genau beinhalten die Unterlagen? Welche Detail-Informationen sind vordergründig wichtig, um die Sache richtig zuzuordnen? Die Teilnehmer lernen bessere, klarere, präzisere Formulierungen anhand von Beispielen

Anmerkung 1: Zur Motivierung der Teilnehmer wird - unabhängig von der eigentlichen Thematik -
zur Wirkung von "Genauigkeit" und "Präzision" auch der sogenannte "Präzisierungstrichter" aus der Konter- und Schlagfertigkeits-Rhetorik vorgeführt - und anhand von Bespielen gezeigt, wie man allein mit geschickten Präzisierungs-Fragen jeden Blockierer und Gegner schachmatt setzen kann. 

Anmerkung 2: Zur Verankerung der wichtigen Wirkung von strukturierten Aussagen wird  - unabhängig von der eigentlichen Thematik - auch die 3- und 4-Satztechnik erklärt - und anhand dieser Techniken verdeutlicht, dass ohne Präzision und Struktur keine Problemlösung, Durchsetzung und Zielerreichung möglich ist. Diese Technik, die eigentlich der Problemlösung und Durchsetzung dient, wird nachfolgend auf unternehmensspezifische informative Alltagssituationen übertragen - und die Relevanz von genauer Struktur, Satzabfolge und Präzision dadurch besonders deutlich.

Anmerkung 3: Um zu lernen, relevante Informationen zum Verständnis und zur Lenkung des Gegenübers von ablenkenden unwesentlichen bzw. irrelevanten ablenkenden Informationen zu unterscheiden und sich präzise auf das Wesentliche zu beschränken, wird das Thema Mini-Inhaltsangabe erörtert und geübt.

Modul 4a
Empathie & Bedürfnis-Erkennung
-  Empathie und Einfühlung in unterschiedliche Bedürfnisse im Allgemeinen

-  Empathie durch Zuhören
-  Testung des richtigen Zuhörens und der Empathie  

Modul 4b
Praxisorientierte Empathie: Unterschiedliche Abteilungen – unterschiedliche Bedürfnisse

Ein Engineering-Mitarbeiter denkt anders als jemand aus HR oder Vertrieb.

Hier wird die Methodik des TEAMORIENTIERTEN Brainstormings genutzt
und die Ergebnisse nachfolgend abgeglichen und ggf. ergänzt. Beispiele:

Was für die Technik wichtig ist: Technische Daten, Spezifikationen, Änderungen usw.

Was für den Vertrieb wichtig ist: Auswirkungen für den Kunden, Termine, Preise usw.

Was für Controlling wichtig ist: Kosten, Risiken, Budgets usw.

Übung: Die Teilnehmer erhalten dieselbe Information mit der Aufgabe:
Wie würde ich sie dem Vertrieb, dem Einkauf, dem Engineering, dem Controlling usw. mitteilen?

AHA-Effekt: Je nach Empfänger muss dieselbe Botschaft anders aufbereitet werden.

Modul 5

Aktives Zuhören als Missverständnis-Prävention

Nicht nur das Senden von Informationen verursacht Fehler. Auch mangelndes Zuhören.

-  Zuhören statt vorschnell interpretieren

-  Verständnis sichern

-  Rückfragen stellen

-  Richtig / präzise fragen

-  Zusammenfassen

Beispiele für praktische Werkzeuge: "Sie sagen...", "Sie meinen...", "Sie benötigen...", "Wenn ich Sie richtig verstanden habe …“, "Für mich bedeutet das …“, "Welche Informationen benötigen Sie konkret?“ usw.

Modul 6

Typische Kommunikationsfehler im Arbeitsalltag

Aufzeigen aller möglicher Fehlerquellen, die bis dato nicht bedacht wurden'

Sehr wirksam sind hier echte Beispiele wie z.B.: 

-  Kümmern Sie sich bitte zeitnah darum.

Was bedeutet „zeitnah“? Heute? Morgen? Diese Woche? Bis wann konkret?

Beispiel: Das Projekt verzögert sich.

Fehlende Informationen: Warum? Um wie lange? Bis wann konkret? Welche Auswirkungen hat das?

Wer muss informiert werden? usw.

Beispiel: Das Bauteil wurde geändert.

Fehlende Informationen: Welches Bauteil? Um welche Bauteil- oder Bestell-Nummer (je nach Adressat) geht es konkret? Was wurde geändert? Warum? Welche Folgen hat das?

Modul 7 

Praxiswerkstatt: Bearbeitung realer Fälle aus dem Unternehmen

Die Teilnehmer bringen konkrete Beispiele mit:

-  Missverständnisse

-  unnötige E-Mail-Schleifen

-  unvollständige Informationen

-  Abstimmungsprobleme

Gemeinsame Analyse:

-  Wo, wie und wodurch entstand das Missverständnis?

-  Welche Information fehlte?

-  Wie hätte die Kommunikation besser aussehen können?

Didaktisches Konzept

Dieses Seminar lebt nicht nur von Theorie, sondern von AHA-Erlebnissen

sowie von Input Übungen, Reflexion, Diskussion und Fallarbeit.

Die vollständigen Module 1-2 beziehen sich auf das reguläre 2-Tages-Seminar
und werden in der 1-tägigen Version (Sensibilisierungsseminar), in der z.B. Modul 7 entfällt, entsprechend gekürzt.

Wichtige AHA-Effekte

-  Egal was Du sagst, es gibt stets Informationslücken, Fehlinterpretationen und Missverständnisse
-  „Ich habe es gesagt“ bedeutet nicht: „Mein Gegenüber hat es verstanden.“

-  Menschen kommunizieren oft aus ihrer eigenen Perspektive. Nicht aus der Perspektive des Empfängers.

-  Die meisten Missverständnisse entstehen nicht durch Konflikte. Sondern durch fehlende Informationen.

-  Unklare Kommunikation erzeugt automatisch zusätzliche Arbeit.

-  Gute Kommunikation bedeutet nicht, möglichst viel zu sagen.
   Sondern: Die richtigen Informationen für die richtige Person bereitzustellen.

Der besondere Charme dieses Seminarformats...
liegt darin, dass es deutlich sachlicher und arbeitsprozessorientierter ist als klassische Kommunikationstrainings. Es passt daher hervorragend zu technischen Unternehmen, Produktionsbetrieben, Ingenieurteams sowie Schnittstellen zwischen kaufmännischen und technischen Bereichen. Hier entsteht schnell ein hoher Wiedererkennungswert und unmittelbarer Praxisnutzen.

Rahmen:

Sensibilisierungsseminar:    10 UE (8 Zeitstunden)
Standard-Seminar:               20 UE (16 Zeitstunden)

mit hohem Praxisanteil und hoher Beteiligung / Austausch und Mitwirkung durch die Teilnehmer / Mitarbeiter 

Dozent / Trainer:

Andreas Köhler
Profil unter https://www.psychologie-coaching.com/ueber-uns/